Messebesuch strategisch planen

Eine Messe kann Dir für Dein Geschäft wichtige Impulse geben und viel bringen. Ein Messebesuch kostet aber auch Geld und will deshalb gut vorbereitet sein, damit Du deine Ziele erreichst. Die folgenden Tipps, helfen Dir dabei, dass Dein Messebesuch ein voller Erfolg wird.

Das Schöne an Messen ist, dass man nicht nur zahlreiche Eindrücke gewinnt, eventuell in eine andere Stadt reist (besonders schön, wenn man ein langes Wochenende plant), Unmengen an Werbematerial und Give-aways einheimsen und neue Kontakte knüpfen kann, sondern auch neue Anregungen und Ideen für das eigenen Geschäft bekommt. Toll ist auch, dass man so viele Menschen trifft, die sich zu einem bestimmten Thema zusammenfinden. Es werden Visitenkarten getauscht, informative Gespräche geführt und Du wirst schnell merken, ob Dein angestrebter Kooperationspartner zu Dir passt und ob die Chemie wirklich stimmt. Ein weiterer großer Vorteil von Messen sind Workshops und Vorträge, die Dir in kurzer Zeit umfangreiches Wissen vermitteln. Aber ein Messebesuch ist auch anstrengend, kostet Geld und ist zeitintensiv, besonders wenn die Messe nicht in Deiner Stadt oder Deinem näheren Umfeld stattfindet.

Aufregend und ermüdend sind Messen in jedem Fall. Man läuft viel, redet viel und der Tag ist lang. Gleichzeitig möchte man so viel wie möglich aus dem Messebesuch herausholen. Meist bemerkt man erst am Abend, wie fertig man ist. Deshalb ist es sinnvoll, den Messebesuch strategisch zu planen, um unnötige Kosten zu vermeiden und Zeit und Energie nicht zu verschwenden.

Vor der Messe – Ziele definieren

Vor dem Messebesuch solltest Du überlegen, ob die Messe für Dich überhaupt sinnvoll und notwendig ist. Wenn Du zu der Meinung kommst, dass für die erhofften Informationen und gewünschten Kontakte kein Messebesuch nötig ist, macht der zeitliche und finanzielle Aufwand keinen Sinn. Du kannst folgende Punkte vor Deinem geplanten Messebesuch überprüfen:

• Welche Ziele verfolge ich mit dem Messebesuch?
• Mit wem oder welcher Firma möchte ich konkrete Gespräche führen?
• Gibt es interessante Begleitveranstaltungen wie Vorträge und Workshops?
• Lässt sich der Messebesuch mit anderen Terminen vor Ort kombinieren?

Hast Du dich für den Besuch einer Messe entschieden, kannst Du weitere Punkte vorab erledigen:

• Kaufe Dir vorab auf der Website des Messeveranstalters die Eintrittskarten, denn sie sind im Vorverkauf meist billiger.
• Auch den Messekatalog solltest Du dir vorab schon besorgen. Es gibt ihn in der Regel online beim Messeveranstalter.
• Die Hallenpläne gibt es ebenso online.
• Worüber genau möchte ich mich auf der Messe informieren und was möchte ich in Erfahrung bringen?
• Mit welchen Firmen oder mit welchen Personen möchte ich in Kontakt treten?
• Welche Vorträge und Workshops möchte ich besuchen? Bei Workshops musst Du Dich meist vorab anmelden.

Wenn du dir über Deine Ziele im Klaren bist, nimm den Messekatalog und den Hallenplan zur Hand.

Plane Deinen Messebesuch im Detail

• Lege Deine Stationen fest: Markiere Dir dazu auf dem Plan Deinen Weg oder mach dir eine Liste, wohin Du gehen musst und mache möglichst keine Umwege. Gehe am am besten nach Prioritäten vor, d. h. das Wichtigste zuerst und achte darauf, dass die Wege möglichst kurz sind. Besuche in einer Halle alle für Dich interessanten Aussteller und gehe dann genau so in der nächsten Halle vor. Vergiss nicht, Vorträge und Workshops auf Deinem Weg einzuplanen!
• Stelle einen Zeitplan auf: Dieser dient zur Orientierung, ob Du noch halbwegs in der Zeit liegst und Deine Messeziele erreichst. Bedenke auch, dass Vorträge und Workshops zu festgelegten Zeiten an bestimmten Orten statt finden und eine gewisse Zeit dauern. Auch diese Termine musst du in Deinem Zeitplan bedenken.
• Kontaktiere Ansprechpartner im Vorfeld: Wenn Du mit bestimmten Personen (egal ob mit Herrn XY oder einem beliebigen Mitarbeiter des Außendienstes) sprechen willst, vereinbare am besten schon einige Zeit vorher einen Gesprächstermin. Oft gibt es großen Andrang an den Ständen und so vermeidest Du Wartezeiten. Die Telefonnummern von Deinen Ansprechpartnern hast Du am besten dabei und Dein Ansprechpartner sollte Deine Nummer auch haben, falls etwas dazwischen kommt – von welcher Seite auch immer.
• Buche Deine Teilnahme an Workshops
• Plane Unterkunft und Anreise: Fährst Du mit Auto oder Bahn? Wo sind die Parkplätze? Ist ein Sitzplatz im Zug reserviert? Ist Dein Hotel gebucht? Vergiß nicht, die Reservierungsunterlagen mit zu nehmen.

Auf der Messe – Checkliste

Was solltest Du auf die Messe mitnehmen?

• Eine große Tasche oder einen Trolley und mehrere Beutel
• Schreibblock und Kugelschreiber, damit Du Dir Zusagen und Vereinbarungen notieren kannst.
• Deine Visitenkarten und Flyer
• Einen kleinen Tacker, um die entgegengenommenen Visitenkarten gleich zum Werbematerial hinzufügen zu können.
• Smartphone und eventuell Tablet
• Kalender zur Terminabstimmung
• Besucherausweis und Anmeldeunterlagen
• Hallenplan
• Deine Prioritätenliste
• Bequeme Schuhe und Feinstrümpfe zum Wechseln
• Kopfschmerztabletten
• Getränk und kleiner Snack, denn auf Messen ist es meist teuer.

Praktische Tipps für den Messebesuch

• Beginne Deinen Messebesuch lieber früh am Morgen und plane die wichtigsten Gespräche am Vormittag ein.
• Wenn Du eine Begleitung mitnimmst, ist es sinnvoll, wenn man die gleichen Interessen und Informationsziele auf der Messe hat. Ansonsten trenne Dich lieber und verabrede Dich zu einem späteren Zeitpunkt. Nur so kannst Du Deine Zeit effizient nutzen.
• Sammle Visitenkarten und Adressen und mache Dir von allen für Dich wichtigen Gesprächen ausreichend Notizen. Wieder zuhause nach einem Tag voller Eindrücke weiß man das Meiste nicht mehr.
• Die Visitenkarten kannst Du gleich an das Werbematerial tackern, dann entfällt am Abend das lästige Zuordnen.
• Setz Dich nicht unter Druck wegen der Messerabatte!
• Hohe Rabatte über 10 Prozent sind fragwürdig, denn das hieße ja, dass die Produkte sonst zu teuer verkauft würden. Seriöse Anbieter gewähren den Messerabatt auch für zwei Tage nach der Messe. So vermeidest Du unüberlegte Spontankäufe, denn nach der Messe kannst Du in Ruhe nachdenken und viel besser abwägen.
• Gehe den Tag ruhig an und gönne Dir kleine Pausen!

Nach der Messe

Um den Messebesuch zu einem vollen Erfolg zu machen, gehört die Nachbearbeitung unbedingt dazu.

• Sortiere (gerade bei einem mehrtägigen Messebesuch) das Informationsmaterial gleich am Abend aus und behalte nur das für Dich Wichtige.
• Ordne das Informationsmaterial. Dies kann nach Gruppen (Kosmetik, Geräte, etc.) oder nach Prioritäten geschehen.
• Mach Dir eine Liste, welche Kontaktvereinbarungen getroffen wurden.
• Melde Dich zeitnah bei den herstellten Kontakten und vereinbare weitere gemeinsame Schritte.
• Mach darauf aufmerksam, dass der gemeinsame Kontakt auf der Messe hergestellt wurde. Oft gibt es dann Sonderkonditionen.
• Vereinbare mit den von Dir favorisierten Anbietern Beratungstermine.

Mit dieser perfekten Vorbereitung und Nachbearbeitung wird Dein Messebesuch ein voller Erfolg werden – persönlich und geschäftlich!